Arbeitsgruppe Archäologie und Informatik (SIK)
Groupe de Travail Archéologie et Informatique (CSI)

AGAI/GTAI

Empfehlungen der AGAI zu Datensicherung, Archivierung und Datenaustausch

1. Allgemeine Ueberlegungen

In der Archäologie werden heute sehr viele Daten mit Hilfe von EDV erhoben. Verschiedenste Datenbanksysteme und andere Software werden benützt. Immer wieder stellt sich das Problem, ob und allenfalls wie die vielen Daten gespeichert werden sollen. Es werden grosse Informationssysteme (Datenbanken mit Fundstellenverzeichnis, Fundkataloge, geografische Informationssysteme) benützt, in der Regel aber auch viele Daten mit verschiedenen Tabellenkalkulationssystemen erhoben, Listen geschrieben und Publikationen vorbereitet.

Es bestehen schon sehr umfangreiche Fundstelleninventare und Fundlisten, es gibt erfasste und ausgewertete Daten von 100'000en von Objekten, grosse Bibliothekskataloge und Bibliographien. In den Dendrolabors hat man schon Millionen von Jahrringen gemessen, etc.

Um die langfristige Datensicherung, aber auch den (späteren) Datenaustausch kümmern sich die auf ihr Projekt bezogen arbeitenden BenutzerInnen von EDV wenig.Sie legen zwar Sicherheitskopien an, auf die für die Nachwelt notwendigen Angaben über Bearbeitungsstand, Zuverlässigkeit und Vollständigkeit der Daten verzichten sie gerne. Nach der Entsorgung der einst benutzten Soft- oder Hardware sind ältere Datensammlungen bald nicht mehr lesbar. Oft kommt ein beabsichtigter Datenaustausch wegen unterschiedlicher Hard- und Software nicht zustande, oder es fehlen im entscheidenenden Moment Mittel und Wissen um die notwendigen Konvertierungen vorzunehmen. Deshalb können nützliche Datensammlungen leicht wieder verloren gehen.

Tägliche/wöchentliche/monatliche Datensicherung

Langfristige Datensicherung

Datenaustausch intern/extern

2. Empfehlungen der AGAI

2.1. Tägliche/wöchentliche/monatliche Datensicherung

Die Backup-Medien müssen verwaltet werden. Angaben zum Erstellungsdatum, Inhalt, Herkunft und Ersteller sollen klar ersichtlich sein. Ausserdem müssen die gesicherten Daten auf Lesbarkeit überprüft werden (insbesondere auch bei Anwendung von Komprimierungsprogrammen !).

2.2. Langfristige Datenarchivierung

2.2.1. Anlegen von Sicherheitskopien im ASCII-Format für textbasierende Daten.

Bei der Speicherung in Textform (ASCII) kommt es auch selten zu Schwierigkeiten beim Wiedereinlesen in Verarbeitungsprogramme. Datenbanken und Tabellen, deren Felder mit dem Tabulator-Zeichen und die Datensets mit dem "Return"-Zeichen getrennt werden, lassen sich z.B. ohne Umformung in die meisten Programme importieren.

2.2.2. Archivierung grafischer und Multimedia-Daten.

Für die Archivierung von Multimedia-Daten werden von verschiedenen Institutionen Empfehlungen ausgearbeitet: vgl. z.B. J. Trant, The Getty AHIP Imaging Initiative: A Status Report, in: Electronic Imaging & the Visual Arts, Conference Proceedings, London 1995, bes. 65ff. Der Kontakt mit den zuständigen Informatikabteilungen ist ausserdem in jedem Falle angezeigt.

Oft werden bei der Ausweitung von Ausgrabungen und für wissenschaftliche Studien die verschiedensten Daten erhoben (Fundlisten, Statistiken etc.). Die Gefahr ist gross, dass am Schluss der Arbeit keine Zeit oder Interesse mehr bleibt, eine bereinigte Fassung dieser Daten mit den notwendigen Angaben zur Archivierung bereitzustellen.

Ohne Angaben über Ersteller und Erstellungsdatum, Zuverlässigkeit und klare Legenden sind Datensammlungen wertlos oder es braucht einen unverhältnissmässig grossen Aufwand, um sie zu fehlerlos zu entschlüsseln.

Aus den Angaben zum Inhalt sollte klar hervorgehen, um was für Daten oder was für einen Bericht es geht. Angaben über die Menge und die Struktur der Daten sind vor allem dann wichtig, wenn es um sehr grosse Dateien geht. Die Angabe der Anzahl Datensätze oder der behandelten Nummernbereiche (z.B. Inventarnummernbereiche) hilft bei der Ueberprüfung, ob eine Uebertragung vollständig war.

- OBJEKT: / ORT: / TITEL:

- ART DES DOKUMENTS:

- AUFNAHMEPERIODE:

- ERSTELLT VON:

- ERLAUTERUNGEN: / BEARBEITUNGSSTAND:

(Ist die Datensammlung überprüft und vollständig? Wie und wann wurde überprüft? Hinweise auf allfällige Mängel.)

(Vollständige Angaben zu den einzelnen Datenfeldern, verwendete Schlüssel oder Abkürzungen)

(Verwendete Abkürzungen, Schreibweise von Fachausdrücken. Thesauri. Bedeutung von leeren Feldern: Daten nicht erhoben, nicht bekannt, Merkmal nicht vorhanden?, Copyrightangaben)

2.2.4.2. Technische Angaben:

2.3. Datenaustausch

Ein Datenaustausch kann in folgenden Bereichen erfolgen:

• Zusammenarbeit in einem Projekt
• Austausch zwischen verschiedenen Projekten und/oder Personen(gruppen)
• Veröffentlichung/Zugänglichmachung von Daten allgemeinen Interesses

Bereits zu Beginn der Datenerhebung ist die Möglichkeit eines (späteren) Datenaustausches zu berücksichtigen. Neben rechtlichen Gesichtspunkten (Copyright, Datenverkauf), ist v.a. auf standartisierte Schnittstellen, klar umschriebene Formate und ausreichende Beschreibung bzw. Aktualität der Daten zu achten. Dafür kann die oben unter 2.2.4 angegebene Checkliste ein Leitfaden bilden.

April 1995, U. Ruoff, Zürich; Überarbeitung Februar 1996, N. Spichtig, Basel und R. Hänggi, Brugg